Misalnyakertas, amplop, pita mesin dsb. Karena dalam pertanyan mungkin ada pilihan ganda yang tertulis, dan itu terdiri dari beberapa yang diatas juga admin sebutkan, jadi ingat ya kalau tidak ada pilihan bukan termasuk ke dalam. Tuliskan Minimal Lima Contoh Mesin Kantor Berikut Apoteker bekerja 24 jam merupakan salah satu contoh pekerjaan yang ditinjau dari ContohKelas Maya Edmodo sebagai contoh Social Learning Network (SLN) Salah satu contoh penerapan kelas maya yang paling populer yaitu Edmodo. Edmodo merupakan salah satu jenis Sosial Learning Network (SLN) yang beredar di www. Contoh Kelas Maya (Edmodo) dengan akun saya Beberapa fitur di edmodo yang terkenal dan sangat mudah digunakan antara lain: Contohcrowdfunding yang pertama ada kickstarter yakni sebuah situs yang meningkatkan pendanaan dari proyek-proyek kreatif yang berbasis sumbangan. PILIHLAH SALAH SATU JAWABAN YANG PALING TEPAT 01. Saat ini merupakan waktu yang paling tepat untuk membagikan kartu nama. Berikut ini yang termasuk limbah padat adalah. Kumpulangambar tentang Berikut Ini Merupakan Contoh Kantor Maya Yang Paling Tepat Yakni, klik untuk melihat koleksi gambar lain di kibrispdr.org. Gambar terkait dengan Berikut Ini Merupakan Contoh Kantor Maya Yang Paling Tepat Yakni. Jenis Batuan Penyusun Litosfer Beku Sedimen Dan Metamorf Tirto Id . Aksesfitur eksklusif dengan akun gratis. Buat akun gratis Anda dan mulailah mengunduh gambar dan foto bebas royalti yang luar biasa sekarang. Simpan dan bagikan gambar favorit Anda bebas royalti, dan masih banyak lagi. Site Gratuit De Rencontres Sans Inscription. BerandaKejuruanPengertian Virtual Office Kantor Maya dan Cara Menerapkan Virtual Office A. Pengertian Virtual Office Kantor Maya Kantor virtual merupakan kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Kantor virtual virtual office adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi geografis manapun tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet. Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik. B. Cara Menerapkan Virtual Office Kantor Maya Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut 1. Menyediakan sumber daya komputer. 2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi. 3. Menyediakan perlengkapan nonkomputer. 4. Menyiapkan sarana telepon yang dapat di-forwarddialihkan. 5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi. 6. Membuat jadwal pertemuan reguler. 7. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur. BerandaKejuruanPengertian Virtual Office Kantor Maya dan Cara Menerapkan Virtual Office Table of Contents Show Apa itu Virtual Office?Karakteristik Virtual Office1. Layanan menjawab telepon2. Ruang Pertemuan3. Fleksibel4. Alamat sendiri5. Layanan Surat MenyuratPerbedaan Virtual Office dengan kantor biasa1. Lokasi Fisik2. Jam kerja3. Biaya yang dibutuhkanManfaat Virtual Office1. Tidak perlu datang ke kantor2. Karyawan lebih mudah aktif3. Waktu yang fleksibel5. Meningkatkan produktivitasKelemahan Virtual Office1. Kurangnya Komunikasi Antar Tim2. Karyawan Tidak Bekerja3. Karyawan Merasa Kesepian4. Penyimpanan File5. Resiko Keamanan dan PrivasiApakah Virtual Office untuk Kamu? A. Pengertian Virtual Office Kantor Maya Kantor virtual merupakan kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Kantor virtual virtual office adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi geografis manapun tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet. Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik. B. Cara Menerapkan Virtual Office Kantor Maya Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut 1. Menyediakan sumber daya komputer. 2. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi. 3. Menyediakan perlengkapan nonkomputer. 4. Menyiapkan sarana telepon yang dapat di-forwarddialihkan. 5. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi. 6. Membuat jadwal pertemuan reguler. 7. Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur. Virtual Office sudah lama hadir di ekosistem pekerjaan Indonesia. Kehadirannya sebagai jawaban atas keinginan banyak orang untuk membangun usaha. Tren model kantor virtual ini naik cukup signifikan karena mampu mengakomodasi kebutuhan para pengusaha atas gedung perkantoran. Ini tentu menjadi pertanda yang baik bagi iklim bisnis Indonesia. Menurut Kemenperin, pada tahun 2018 rasio wirausaha dalam negeri hanya sekitar 3,1% saja. Walau sudah melampaui standar internasional yakni 2%, namun rasio ini masih kalah jauh dari Singapura 7% dan Malaysia 8%. Kemenperin sendiri menyatakan butuh tambahan 4 juta wirausahawan baru lagi agar memperkuat struktur ekonomi Indonesia. Kehadiran Virtual Office tentu mampu menjadi wadah untuk mengakomodasi para wirausahawan baru tersebut. Hal ini menjadi jawaban atas tantangan berbisnis di Indonesia, salah satunya gedung kantor yang mendukung operasional dan bisnis perusahaan. Anda harus mengeluarkan uang yang sangat banyak untuk menyewa satu lantai pada gedung perkantoran. Menurut Lembaga Konsultan Properti Savills Indonesia yang dilansir dari harga sewa ruang kantor CBD Central Business District Jakarta pada 2019 pada kisaran hingga untuk setiap meter perseginya. Dari data tersebut bisa diasumsikan bahwa untuk setiap 100 meter perseginya Anda membutuhkan setidaknya setiap bulannya. Jadi total per tahunnya biaya yang Anda butuhkan untuk sewa gedung perkantoran tersebut mencapai Ini tentu biaya yang sangat besar dan belum diakumulasikan dengan biaya lain seperti gaji karyawan, operasional, alat perkantoran, dan banyak lagi lainnya. Data tersebut tentu masih berfokus pada sewa gedung perkantoran, jika ingin membeli tentu angkanya akan jauh lebih mahal. Tingginya biaya untuk menyewa sebuah gedung perkantoran mendorong banyak orang untuk beralih menggunakan Virtual Office. Hal ini tentu membuat biaya untuk menjalankan sebuah bisnis menjadi turun daripada menggunakan gedung perkantoran. Kantor Virtual Kantor Tradisional Biaya Sewa CBD IDR 240jt – 444jt Renovasi Interior Design, Meeting Room, Mic, dst Included 50-100jt Service Charge Included 160jt Staff Receptionist + Cleaning Included 65-100jt Utilitas Listrik, Air, Telepon, WiFi Included Total Biaya IDR jt IDR 528 jt ~ 817 jt Apa itu Virtual Office? Semakin banyak minat seseorang untuk membangun bisnis, membuat mereka mencari layanan gedung perkantoran lain yang jauh lebih murah. Salah satunya adalah penggunaan kantor virtual. Sebenarnya apa itu kantor virtual? Dilansir dari Virtual Office adalah layanan sewa perkantoran virtual atau non fisik yang jauh lebih murah, fleksibel, dan memiliki alamat domisili legal untuk pendaftaran PT/CV Perusahaan seperti kantor pada umumnya. Jadi walau sifatnya virtual, namun dilihat dari berbagai aspek, layanan kantor ini memiliki fungsi yang tidak jauh beda dengan kantor pada umumnya. Apa saja aspek tersebut? Fungsi kantor pada umumnya adalah menjadi lokasi operasional sebuah bisnis. Oleh karena itu dibutuhkan legalitas agar bisnis tersebut diakui dan dianggap kredibel. Salah satu contoh sebuah kantor dianggap legal adalah keberadaan domisili. Jelas bahwa kantor secara umum memiliki domisili. Tetapi, Virtual Office juga memiliki domisili yang diakui oleh pemerintah. Selain itu kantor virtual ini memiliki hampir seluruh layanan yang dimiliki oleh kantor pada umumnya. Selain domisili, layanan kantor ini juga memiliki nomor telepon untuk kebutuhan bisnis, e-mail, fasilitas untuk meeting, hingga pengurusan perizinan. Keseluruhan fasilitas tersebut kurang lebih sama dengan kantor pada umumnya. Siapapun yang memulai bisnis dan membutuhkan fungsi-fungsi sebuah kantor tanpa harus membeli atau menyewa tentu bisa menggunakan layanan kantor virtual ini. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tidak ada perbedaan secara fungsi antara Virtual Office dan kantor biasa. Keduanya mampu mengakomodasi segala kebutuhan untuk menjalankan operasional sebuah bisnis. Namun tentu saja menggunakan kantor virtual dalam berbisnis jauh lebih murah. Sisa anggaran yang dimiliki tentu bisa digunakan pada kebutuhan esensial lain pada bisnis Anda. Misalnya anggaran digunakan untuk pemasaran produk, membangun brand, pengembangan produk, hingga gaji karyawan. Karakteristik Virtual Office Walau secara umum serupa dengan kantor konvensional, ada beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Virtual Office. Hal ini tidak lepas dari sifatnya yang virtual dan tidak memiliki gedung fisik. Dilansir dari Kendlebell Kimmage ada 4 Karakteristik dari kantor virtual secara umum, berikut di antaranya 1. Layanan menjawab telepon Kantor virtual bisa mempertahankan fungsinya sebagai kantor biasa dengan baik. Salah satunya adalah layanan menjawab telepon seperti resepsionis pada umumnya yang dilakukan secara profesional. Telepon yang masuk akan dialihkan pada perusahaan yang dicari. Oleh karena itu perusahaan Anda akan memiliki nomor sendiri untuk urusan administrasi, korespondensi, dan kebutuhan dengan klien. Virtual Office juga bisa menyediakan nomor telepon kusus bagi perusahaan anda. Nomor telepon tersebut dapat diprogram untuk dijawab oleh resepsionis atau langsung dialihkan pada telepon Anda. Pilihan tersebut tentu bergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda. 2. Ruang Pertemuan Seperti karakteristik pada kantor umumnya, ruang pertemuan adalah aspek yang sangatlah penting saat ingin bertemu dengan para Klien, Investor, maupun Rekan Usaha lainnya. Maka Virtual Office juga akan menyediakan layanan Ruang Pertemuan dimana tamu anda akan diarahkan pada saat tiba dikantor pertama kali, dan anda bisa menggunakkan ruang pertemuan seperti kantor pada umumnya. Ruang Pertemuan ini akan memiliki fasilitas yang berbeda-beda dengan 3. Fleksibel Jam kerja di kantor virtual tidak terpaku pada jadwal seperti kantor pada umumnya. Karyawan bisa dengan fleksibel di mana saja dan kapan saja bekerja. Hal ini tentu berpengaruh pada kesehatan dan kesejahteraan karyawan. Mereka bisa menghemat uang yang habis untuk transportasi atau untuk makan. Selain itu mereka juga tidak perlu terjebak berlama-lama di kemacetan atau transportasi publik. 4. Alamat sendiri Kantor virtual menyediakan alamat yang kredibel dan profesional untuk kebutuhan bisnis. Fungsinya bisa digunakan sebagai legalitas dan kredibilitas di mata klien. Memiliki alamat resmi tentu penting bagi operasional perusahaan, bahkan untuk strategi pemasaran alamat resmi sangat dibutuhkan. Beberapa layanan Virtual Office bahkan menyediakan layanan di pusat bisnis dan perkotaan yang membuat kantor menjadi lebih prestise. 5. Layanan Surat Menyurat Tentunya dengan menggunakkan alamat Virtual Office pada Legalitas dan Website perusahaan, tidak dapat dihindari adanya surat ataupun paket yang tiba di lokasi perusahaan. Maka sangatlah penting untuk perusahaan Virtual Office dalam menyediakan layanan Surat Menyurat. Dimana surat ataupun paket yang datang akan diterima oleh seorang Resepsionis Profesional dan akan dicatat kedalam sistem. Dengan Sistem yang telah terintegrasi dengan kontak Klien Virtual Office, anda akan mendapatkan notifikasi surat tersebut secepatnya Perbedaan Virtual Office dengan kantor biasa Ada beberapa perbedaan mendasar yang bisa dilihat dari Virtual Office dengan kantor konvensional biasa. Bukan hanya dilihat secara fisik dari gedungnya saja, namun ada berbagai aspek yang bisa dilihat dari keduanya. Berikut ini adalah perbedaan antara kantor virtual dan kantor biasa 1. Lokasi Fisik Kantor biasa memiliki ruangan fisik yang didatangi oleh Karyawan setiap harinya. Ketika menggunakkan Virtual Office, Anda tidak mendapatkan lokasi fisik untuk bekerja diluar dari Ruang Pertemuan. Tentunya hal ini memberikan tim anda fleksibilitas untuk bekerja dimana saja, terutama dalam masa Pandemi. Anda tidak perlu pusing dengan mengatur Shift Karyawan dan memastikan bahwa anda telah mengikuti peraturan Protokol Kesehatan Terbaru dari pemerintah. Selain itu alamat perusahaan anda tetap akan diakui legalitasnya di mata hukum. Jika anda tetap ingin memanfaatkan Virtual Office namun juga membutuhkan ruangan fisik, layanan Sewa Ruang Kantor Samdra bisa menjadi solusi anda. 2. Jam kerja Jam kerja menjadi karakteristik dari kantor virtual. Berbeda dengan kantor konvensional yang memiliki jam kerja kaku dan terikat, kantor virtual memberi kebebasan atau fleksibilitas kepada karyawan. Segala urusan pekerjaan bisa dilakukan secara online kapan saja dan di mana saja. Hal ini menjadi salah satu keuntungan dalam menggunakan Virtual Office. Fleksibilitas jam kerja membuat karyawan bisa mengakses pekerjaan kapan saja dan di mana saja. Anda hanya perlu membuat bank data yang bisa diakses, sehingga bisa memantau pekerjaan dengan baik. Walau fleksibel, Anda masih bisa menjaga produktivitas dan kinerja karyawan dengan baik. 3. Biaya yang dibutuhkan Saat menggunakan gedung kantor biasa, tentu banyak biaya yang dibutuhkan. Misalnya biaya perawatan gedung yang harganya bisa cukup mahal. Bahkan jika ingin membangun sebuah gedung baru biaya yang dikeluarkan juga bisa jauh lebih mahal. Hal ini berbanding terbalik dengan Virtual Office yang bisa menghemat biaya yang dibutuhkan dalam sebuah gedung. Anda tidak membutuhkan banyak fasilitas saat menggunakan Virtual Office. Namun, beberapa fasilitas bisa digunakan saat Anda membutuhkannya. Seperti ruang meeting dan layanan conference call. Layanan tersebut tentu mendukung efektivitas kerja dan menjaga komunikasi tim dengan baik. Manfaat Virtual Office Manfaat dari kantor virtual tidak hanya bisa dirasakan Anda sendiri sebagai pebisnis, bahkan karyawan juga merasakan manfaatnya. Hal ini tentu berpengaruh pada operasional serta kinerja tim Anda. Lalu apa saja manfaat dari Virtual Office, berikut ini adalah ulasannya. 1. Tidak perlu datang ke kantor Hasil survei membuktikan bahwa setiap orang pada umumnya menghabiskan waktu mereka saat pergi dan pulang kerja. Namun, saat perusahaan menggunakan kantor virtual maka mereka tidak akan membutuhkan perjalanan ke kantor, bermacet-macetan, dan bertemu polusi udara yang mengganggu. Hal tersebut secara tidak langsung berdampak buruk pada fisik dan kesehatan mental seseorang. Bahkan tidak jarang, banyak karyawan yang merasa stres karena perjalanan ke kantor yang selalu macet dan penuh polusi. Dengan adanya kantor virtual, mereka bisa fokus bekerja sehingga produktivitas mereka meningkat. Seluruh pekerjaan bisa dilakukan secara online dan tidak perlu bertemu secara langsung. Fungsi pengawasan dari atasan tetap bisa dilakukan dengan melihat hasil kerja dari timnya. Produktivitas, kinerja, dan target yang ingin dicapai tentu tetap terjamin walau tidak bertemu di kantor. 2. Karyawan lebih mudah aktif Beberapa tahun yang lalu, para peneliti di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sydney di Australia merilis sebuah penelitian mengenai dunia kerja. Hasil penelitian tersebut menemukan bahwa duduk di meja selama lebih dari 11 jam sehari meningkatkan risiko kematian. Peningkatannya bahkan hingga 40% jika hal tersebut dilakukan selama tiga tahun. Hal tersebut menjadi salah satu dampak buruk akibat keterbatasan waktu untuk melakukan rutinitas lain. Mereka yang bekerja secara virtual dengan layanan Virtual Office tidak diharuskan untuk duduk didepan komputer setiap harinya. Pekerjaan yang dilakukan dari jarak jauh membuat mereka memiliki banyak waktu untuk bekerja dari Cafe, Restaurant, Rumah, Taman, Dapur, dan lebih banyak lagi. 3. Waktu yang fleksibel Seperti yang sudah dijelaskan di awal, menggunakan kantor virtual maka waktu kerja Anda dan karyawan menjadi lebih fleksibel. Banyak pekerja yang mencari waktu yang fleksibel ketika bekerja. Hal ini dikarenakan waktu yang fleksibel membuat mereka bisa produktif dengan pekerjaan kantor dan pekerjaan rumah seperti berkumpul bersama keluarga, berolahraga, dan masih banyak lagi. Tidak ada sewa kantor, tidak ada biaya utilitas, tidak ada perangkat keras, dan tidak ada biaya yang harus dikeluarkan saat ada peralatan kantor atau bangunan yang rusak. Kantor virtual memang memberikan kemudahan bagi para pebisnis untuk memiliki kantor dengan biaya overhead yang sedikit. Biaya tersebut bisa Anda alokasikan untuk mendukung operasional bisnis yang lain. Dengan begitu Anda tidak perlu lagi memikirkan biaya-biaya lain, sehingga fokus pada biaya esensial yang berpengaruh langsung pada kinerja bisnis. 5. Meningkatkan produktivitas Tugas Anda hanya memantau kinerja karyawan agar bekerja sesuai dengan prosedur yang berlaku. Mereka hanya ke kantor jika ingin bertemu klien atau ada hal penting lainnya. Kondisi ini membuat produktivitas menjadi meningkat. Baik itu secara individu maupun secara operasional bisnis. Jika karyawan memenuhi atau melampaui tujuan mereka, maka mereka mempertahankan pekerjaannya. Walau bekerja secara virtual, Anda bisa menetapkan rancangan dan capaian kerja. Tujuannya tentu untuk memudahkan fungsi Anda dalam mengawasi serta mengevaluasi kerja tim. Hal ini tentu bisa berpengaruh juga pada kinerja dan produktivitas mereka. Tanpa bertemu sama sekali bukan menjadi sebuah masalah yang krusial. Kinerja dan produktivitas bisa Anda awasi dengan membuat target-target yang ingin dicapai. Kelemahan Virtual Office Tentunya tidak ada produk ataupun layanan yang sempurna, pastinya dibalik kelebihan yang dimiliki Virtual Office juga terdapat kelemahan yang harus diketahui oleh Anda. Sering sekali kelemahan yang muncul dari Virtual Office datang dari kekurangan yang dihadapi perusahaan saat bekerja secara Remote atau Daring. Berikut adalah kekurangan Virtual Office jika Tim bekerja Remote atau secara daring 1. Kurangnya Komunikasi Antar Tim Saat bekerja dengan Virtual Office dimana tim bekerja secara daring, dapat terjadi miskomunikasi dikarenakan kurangnya kualitas komunikasi antar tim. Berbeda dengan bekerja secara fisik dimana anda dapat mendatangi meja karyawan kapan saja untuk melakukan diskusi, sekarang anda harus memastikan semua komunikasi berjalan dengan lancar. Untuk beberapa pengusaha hal ini bisa menjadi kelebihan karena mengurangi ketidakefisienan dari percakapan yang tidak diperlukan saat bertemu secara fisik, namun untuk pengusaha yang percaya pentingnya komunikasi berkualitas antar tim? Solusi Tentunya komunikasi antar tim sangatlah penting, namun terkadang kita sering melupakan bahwa Kualitas Komunikasi jauh lebih penting dibandingkan kuantitas komunikasi. Maka hal ini bisa kita hindari dengan membuat meeting mingguan ataupun harian dimana setiap bagian dari tim dapat mengucapkan apa yang sedang berada dalam pikiran mereka. Selain itu kita sebagai pengusaha juga harus menyediakan dan menentukan satu Aplikasi Komunikasi yang terbaik untuk tim kita. Aplikasi Komunikasi ini termasuk Email, WhatsApp, Facebook Messenger, Zoom, Discord, Google Meet, Microsoft Teams, Telegram ataupun Slack. 2. Karyawan Tidak Bekerja Kekawatiran terbesar seorang pengusaha saat ingin membuat tim bekerja secara daring adalah produktivitas karyawan. Sering sekali kami dengar, “bekerja secara daring bisa menaikkan kreatifitas, namun bagaimana dengan produktivitas karyawan?” Tentunya kekawatiran ini bukanlah sesuatu hal yang baru namun ternyata menurut Riset yang dilakukan di Amerika tahun 2021 selama masa pandemi menemukan bahwa produktivitas Karyawan bisa meningkat hingga 13 persen saat bekerja dari rumah. Tentunya kita tidak bisa memastikan 100% bahwa setiap karyawan kita akan bekerja, bisa terdapat beberapa karyawan yang tidak bekerja saat diberikan kebebasan daring. Jadi apa yang harus dilakukan perusahaan untuk memastikan bahwa tim tetap produktif dan melakukan pekerjaan yang seharusnya? Solusi Perusahaan harus memastikan bahwa mereka melakukan Progress Checkup atau Pemeriksaan Kemajuan Karyawan pada tugas yang telah diberikan. Hal ini bisa dilakukan pada saat pertemuan harian ataupun mingguan secara daring. Selain itu, menggunakkan aplikasi seperti Google Spreadsheet, Asana, Zoho, Trello bisa membantu kita dalam membagikan tugas. Dalam berbagai Aplikasi ini kamu bisa menetapkan tugas bulanan, mingguan maupun harian yang harus diselesaikan oleh Tim. 3. Karyawan Merasa Kesepian Tentunya saat membangun perusahaan kita tidak bisa hanya berfokus pada produktivitas tanpa memikirkan kesehatan mental Tim kita. Hal ini sangatlah penting dikarenakan kesehatan mental yang baik dalam satu tim dpaat menaikkan produktivitas dalam jangka panjang. Betul bahwa bekerja dari rumah dapat membuat tim kita senang, namun terkadang akan ada momen dimana tim merasa kesepian dan kita harus memperhatikan hal tersebut. Solusi Terdapat banyak sekali solusi yang bisa kita terapkan saat ingin mempererat hubungan antar tim, namun semua ini akan bergantung pada lokasi tim anda saat ini. Jika tim tinggal berdekatan, perusahaan bisa mengadakan acara tahunan ataupun bulanan secara fisik. Namun jika tim berada di provinsi yang berbeda, kita bisa membuat acara bulanan atau tahunan secara daring seperti Makan Bersama Daring, Ulang Tahun Tim secara Daring, Virtual Yoga, Games Bulanan secara Daring dan lebih banyak lagi. 4. Penyimpanan File Saat bekerja secara daring kita tidak dapat membagikan file dengan cepat atau mudah, karena kita tidak bisa mendatangi meja rekan kerja kita secara langsung untuk meminta sebuah file, foto, maupun data perusahaan. Sedangkan kita harus menunggu balasan mereka melalui aplikasi komunikasi yang telah ditetapkan. Belum lagi tidak adanya Komputer yang menyumpan seluruh data perusahaan. Maka sangatlah penting untuk memiliki sistem File Penyimpanan yang rapih dan baik untuk memastikan Produktivitas tidak terganggu. Solusi Kita bisa memecahkan tantangan ini dengan menggunakkan Aplikasi Penyimpanan file seperti Google Drive, Drop Box, Evernote, Miro, dan OneDrive. Semua Aplikasi ini bisa menyimpan catatan hasil pertemuan daring, aset digital perusahaan, bahkan hasil brainstorming perusahaan anda. 5. Resiko Keamanan dan Privasi Tentunya dengan bekerja secara daring kita akan bergantung pada teknologi yang sudah tersedia, dan saat bekerja dengan teknologi kita harus memperhatikan keamanan dan privasi data perusahaan. Terutama jika bisnis kamu berhubungan dengan data yang sensitif. Beberapa data yang sensitif termasuk Daftar Klien kamu bersama email dan nomor telepon mereka, Daftar transaksi perusahaan, Legalitas Perusahaan, Aset Digital Perusahaan dan lebih banyak lagi. Jadi bagaimana caranya kita bisa memastikan bahwa semua data kita tetap aman? Solusi Terdapat berbagai solusi yang bisa kita terapkan dalam Tim, hal ini termasuk Memastikan setiap perangkat yang digunakkan oleh tim memiliki AntiVirus untuk menghindari pencurian data atau kriminal Cyber. Mengedukasi Tim mengenai bahayanya Kriminal Cyber dalam dunia bisnis, dan bagaimana tahap-tahap yang bisa dilakukan untuk menghindari hal ini. Seperti tidak memasukkan password perusahaan secara sembarangan, tidak membuka link email yang dikirim oleh seseorang secara sembarangan, dan tidak mengunduh aplikasi yang berbahaya. Menetapkan dan menyediakan kontrak NDA atau “Non-Disclosure Agreement”. Dimana tim diharuskan untuk merahasiakan semua data perusahaan dan tidak diperbolehkan untuk membukanya kepada pihak lain diluar perusahaan. Apakah Virtual Office untuk Kamu? Setelah mengetahui arti, manfaat dan kekurangan Virtual Office, kamu harus bertanya apakah layanan Virtual Office untuk kamu? Jika kamu adalah salah satu dari kategori berikut, kamu bisa memanfaatkan Virtual Office sebagai solusi mengurangi biaya Operasional hingga 90%. Seseorang yang baru saja ingin memulai usaha dengan budget minim. Sudah memiliki perusahaan StartUp/UMKM dimana pekerjaan bisa dikerjakan secara daring atau tidak membutuhkan kantor tetap. Perusahaan bergerak di bidang Ekspor Impor dan ingin menaikkan citra perusahaan saat berhubungan dengan Klien. Membutuhkan lokasi untuk ekspansi bisnis, sehingga tidak perlu menyewa tempat fisik namun tetap bisa memiliki lokasi cabang terutama untuk manfaat Surat Menyurat. Freelancer yang ingin mendirikan legalitas perusahaan untuk menaikkan profesionalisme saat bekerja dengan Klien. Konsultan dimana pekerjaan sehari-hari sering dilakukan dengan pertemuan daring maupun fisik diluar kantor. Karyawan yang ingin memulai usaha pertamanya. Tentunya lebih banyak lagi tipe orang yang dapat menggunakkan Virtual Office, maka periksa halaman Virtual Office kami untuk detail lebih lanjut. Bagi anda yang membutuhkan tempat fisik untuk bekerja, juga dapat memanfaatkan Layanan Sewa Ruang Kantor Samudra untuk memaksimalkan dana perusahaan. Klik disini untuk melihat detail Layanan Virtual Office Samudra Oleh ranti89 Desember 1, 2009 KANTOR MAYA VIRTUAL OFFICE A. PENGERTIAN KANTOR MAYA VIRTUAL OFFICE Yang dimaksud dengan Kantor Maya Virtual office adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi elektrik. Dengan memanfaatkan visual office maka pekerjaan tidak perlu dilaksanakan di kantor tetapi cukup dirumah atau di lokasi tertentu. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran office automation yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka. Keberadaan kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan pergi” commute ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor. B. LATAR BELAKANG MUNCULNYA PERKANTORAN MAYA VIRTUAL OFFICE Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak mobile serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini . Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing ATM, e-commerce tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya. Kantor Virtual secara spesifik ada lima keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan kantor virtual Pengurangan biaya fasilitas, Pengurangan biaya peralatan, Jaringan komunikasi formal, Pengurangan halangan kerja, Keuntungan kontribusi sosial. C. CARA PEMBUATAN KANTOR MAYA Masuk ke dan klik Virtual Office Login dengan Username dan Password KMail anda Setelah UserName dan Password benar maka masuk ke menu Virtual Office. Untuk Membuat Folder Baru Klik New > Folder Klik New Folder untuk mengganti nama folder setelah itu tekan Enter Untuk Mengupload File klik menu UpLoad di sebelah menu New setelah itu klik Browse > Upload File Jika UpLoad berhasil maka tampil isi file, jika masi ada perubahan File silahkan rubah setelah itu klik tombol Save & Close untuk menutup editor Untuk Berbagi File Beri CekList file yang ingin digunakan bersama-sama, setelah itu to kotak To masukan alamat Email yang dari KMail. Pilih As Collaboratos bilang ingin tujuan bisa merubah/menambah atau meng-hapus file dan pilih As Viewers jika ingin tujuan hanya melihat tidak bisa merubah/ menambah atau menghapus. setelah itu isikan Subject dan Pesan Singkat File setelah itu Klik Send Invitations. jika berhasil lihatlah tujuan dan sumber file Sumber bacaan Ditulis dalam Uncategorized 1. Contoh penerapan teknologi perkantoran yang paling tepat yakni a. Penggunaan kursi kerja dalam bekerja b. Absensi menggunakan mesin absensi finger print c. Ruang kantor berventilasi untuk menyegarkan udara d. Penyampaian pengumuman dengan menggunakan surat e. Penyimpanan arsip dengan sistem tertentu 2. Berikut ini pihak yang bukan pengguna otomatisasi perkantoran dalam suatu kantor ialah a. Manajer b. Akuntan perusahaan c. Pegawai administrasi d. Sekretaris e. Office boy 3. Teknologi perkantoran mampu mengakibatkan perubahan pada prosedur kerja. Berikut dampak teknologi perkantoran terhadap prosedur kerja yang kurang tepat yakni… a. Mempercepat penyelesaian pekerjaan b. Mempermudah penyelesaian pekerjaan c. Memperlancar pekerjaan d. Merumitkan prosedur kerja e. Memperpendek mata rantai proses kerja 4. Adanya otomatisasi perkantoran memungkinkan terjadinya rapat jarak jauh dengan video conference yang salah satunya disediakan oleh jejaring sosial yakni .. a. Twitter b. Instagram c. Skype d. Path e. Vine 5. Hal berikut ini yang tidak akan terpengaruh langsung dengan penerapan otomatisasi perkantoran ialah … a. Pekerja dan bangunan b. Besarnya gaji dan kompetensi c. Pendidikan dan pelatihan pegawai d. Manajemen perusahaan e. Operasional perusahaan 6. Berikut ini merupakan contoh kantor maya yang paling tepat yakni … a. Pegawai berkerja menggunakan computer di kantor b. Seorang menawarkan produknya di facebook c. Perusahaan teknologi informasi menjual software hasil pegnembangannya d. Pegawai kantor yang tersebat di seluruh Indonesia mengadakan pertemuan dengan menggunakan teleconference e. Toko yang menjual komputer 7. Berikut ini yang bukan merupakan karakteristik kantor maya adalah … a. Berbagi sumber daya b. Anggota tidak tetap c. Terdiri atas banyak orang d. Melintas batas e. Wilayah yang tersebar 8. Berikut ini pernyataan yang kurang tepat mengenai teknologi perkanto ran ialah … a. Teknologi perkantoran merupakan penggunaan teknologi pada kegiatan atau pekerjaan kantor b. Teknologi perkantoran lebih banyak diarahkan pada penggunaan perlatan dan mesin kantgor c. Penggunaan teknologi perkantoran dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan d. Teknologi perkantoran merupakan komputerisasi pada setiap pekerjaan kantor 9. Penerapan Teknologi perkantoran turut mendorong lancarnya arus komunikasi dalam kantor. Berikut ini media komunikasi yang tepat untuk mengirim surat elektronik ialah … a. Telepon b. Facsimile c. Email d. Intercom e. sms 10. perhatikan pernyataan berikut ! 1 penggabungan dan penerapan teknologi 2 meningkatkan efektivitas kerja 3 memperbarui proses 4 penumpukan pekerjaan lebih sering terjadi 5 meningkatkan produktivitas pekerjaan tujuan suatu kantor me nerapkan otomatisasi perkantoran ialah … a. 1, 2, 3, dan 5 b. 2, 3, 4, dan 5 c. 2, 3, dan 4 d. 2, 4, dan 5 e. 1, 4, dan 5 11. Rapat yang pesertanya tidak dalam suatu tempat yang sama sebaiknya menggunakan aplikasi otomatisasi perkantoran berupa … a. Electronik mail b. Video coference c. Voice mail d. Video text e. Desktop publishing 12. Rijal bekerja sebagai administrator suatu e commerce online. Ia bekerja dari rumahnya. Bentuk kantor maya tempat rijal bekerja merupakan … a. Hoteling b. Virtual team work c. Telecommunicating d. Virtual group e. Virtual organization 13. Berikut ini kegiatan yang tidak mencerminkan jual beli online adalah .. a. Membeli smarthphone melalui website b. Membeli sepatu di toko sepatu c. Membeli baju melalui toko online d. Menjual baju dengan menawarkan melalui jejaring social e. Mendesain website untuk menjual barang secara online 14. Produsen tas membuat sebuah website untuk menjual barangnya secara online. Jika seseorang membeli tas lewat website tersebut, bentuk transa ksi yang terjadi adalah … a. Consumer t concumer b. Consumer to business c. Business ti consumers d. Business to business e. Produsen to konsumen 15. Juan menjual sepatu yang ditawarkan melalui jejaring social sehingga konsumen dapat menghubunginya lewat messanger jika ingin membeli sepatu tersebut. Bentuk perjanjian / kontrak jual beli yang memungkinkan antara penjual dan pembeli ialah … a. Kontrak melalui email b. Kontrak melalui video conference c. Kontrak melalui audio conference d. Kontrak melalui website e. Kontrak melalui chatting 16. Langkah awal melakukan transaski online dikenal dengan istilah find it. Contoh melakyukan find it yang tepat ialah … a. Memasukkan barang yang akan dibeli pada shopping cart di website b. Mencari produk yang akan dibeli dengan menggunakan search engine google c. Membayar transaksi dengan menggunakan kartu kredit d. Penjual memberi tahu status pengiriman barang e. Melakukan check out dan mengisi formulir pembelian 17. Mekanisme pembayaran transaksi online yang dilakukan tanpa perantara yang paling tepat ialah … a. Membayar produk yang dibeli dengan menggunakan kartu kredit b. Membayar dengan e-check c. Membayar dengan transfer uang mealui ATM d. Cash on delivery antara penjual dengan pembeli e. Membayar produk yang dibeli dengan digital cash 18. Berikut ini bukan syarat terjadinya jual beli secara online yakni … a. Kegiatan jual beli memanfaatkan jaringan internet b. Terdapat penjual yang menawarkan barangnya secara online c. Harus terdapat toko fisik d. Terdapat pembeli yang melakukan pembelian secara online e. Terjadi pertukaran barang dan jasa 19. Ani membeli baju dari berbagai toko. Ia kemudian menjualnya kembali secara online melalui jejaring sosial. Bentuk jual beli online yang terjadi adalah … a. Consumer to consumer b. Consumer to business SISTEM INFORMASI MANAJEMEN VIRTUAL OFFICE KANTOR MAYA Disusun Oleh LILIANI NANDA SASMITA C1B112006 S1 – MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT BANJARMASIN 2015 Informasi adalah salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumber daya termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting seiring dengan rumitnya kegiatan bisnis yang setiap saat membutuhkan informasi yang akurat dan demi pelayanan yang memuskan pada para pelanggan. Pengelolaan informasi juga lebih menantang sejalan dengan perkembangan kemampuan komputer saat ini. Output komputer digunakan oleh berbagai pihak untuk bahan pengambilan keputusan, terutama seorang manajer dalam suatu perusahaan. Saat para manajer melakukan fungsi dan perannya, memerlukan dukungan informasi yang akurat, cepat dan tepat agar dapat melakukan tugasnya secara efektif. Hal ini akan terwujud apabila manajer memiliki keahlian dalam bidang komunikasi dan pemecahan masalah dengan pengetahuan tentang computer dan informasi. Selanjutnya pengelolaan informasi akan merupakan sebuah sistem, yang saling tergantung sekaligus bersinergi antar berbagai komponen yang membentuk sistem tersebut. Sistem ini dikenal dengan sistem informasi. Karena digunakan untuk membantu manajer dalam mengambil kebijakan maka disebut dengan sistem informasi manajemen. Akibat perkembangan lembaga yang dikelolanya manajer tidak hanya mengelola sumber daya fisik saja, tetapi juga sumber daya konseptual. Sumber daya konseptual sangat abstrak sehingga sulit untuk dikelola. Cara pengelolaannya adalah dengan mengubah menjadi simbol-simbol yang memiliki value nilai, sehingga dapat dikalkulasi. Cara pengelolaan sumber daya koseptual ini yang paling tepat adalah dengan menggunakan bantuan mesin, dalam hal ini komputer. Dengan demikian sistem informasi manajemen akan lebih efektif apabila dikelola atau berbasis komputer. Sistem informasi berbasis komputer tersebut lebih dikenal sebagai computer-based information system atau CBIS. Jika organisasi memiliki sebuah tim yang bagus untuk sebuah proyek, namun mereka berada di tempat yang berjauhan, ada yang berada di Indonesia bagian timur, ada yang berada di Indonesia bagian barat, ada yang sedang berada dalam perjalanan, dan sementara itu, seorang manajer harus mengendalikan kelompok telekomuter dan para pegawai yang berjumlah sedikit namun seringkali harus berdinas luar. Kondisi tersebut mustahil untuk melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi, apabila akan dijangkau secara fisik. Namun dengan kemajuan Information Tekhnology IT koordinasi tersebut menjadi sangt mungkin untuk dilakukan. Dengan hanya akses Internet pada situs yang sama, maka semua orang tersebut dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam dunia maya virtual word, dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam "kantor elektronik" di Website. Alternatif lain yang menawarkan solusi dalam melakukan koordinasi melalui IT adalah dengan membuat kantor maya virtual office di Web. Biayanya relatif murah dan bahkan semua orang dengan koneksi Internet dapat menjadi bagian darinya. Virtual Office merupakan Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas – tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Berbagai penyempurnaan peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata virtual. Otomatisasi sebenarnya dimulai di pabrik dan pada akhirnya menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor office automation, atau lebih dikenal dengan istilah OA. Pada awalnya, OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan yang bersifat adminsitratif clerical, tetapi karena kemampuan OA untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai, maka selanjutnya semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik e-mail dan transmisi faksimil fax, maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempat kerjanya disebut sebagai kantor maya. Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA dapat diterapkan di berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer dapat mengkombinasikan OA dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan sumber daya OA yang tersedia. OA sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi media komunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga menawarkan kemampuan komunikasi model baru. Tulisan ini mencoba menguraikan mengenai latar belakang OA sebagai awal mula kantor maya sampai bagaimana memilih model kantor maya yang potensial untuk dikembangkan. Asal mula otomatisasi dapat ditelesuri kembali ke awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk mengungkapkan konsep bahwa kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata. Bukti nyata dari konsep baru ini dating pada tahun 1964, ketika IBM mulai memasarkan mesin yang disebut Electric Typewriter ET. ET merupakan mesin tik IBM yang menampilkan elemen pengetikan berbentuk bola yang berputar. ET merupakan mesin tik electric yang ditempel unit pita magnetic. Saat juru ketik mengetik suatu huruf, informasi itu tersimpan pada pita. Huruf tersebut kemudian dapat diketik berulang kali dari pita. Juru tik hanya mengetik nama dan alamat penerima surat. Pada saat dicetak surat tersebut tampak seperti diketik asli secara keseluruhan. Cara kerja seperti ini apabila dilakukan dengan komputer menggunakan program word processing, saat ini dikenal dengan nama mail merge. Sejak permulaan pengolahan data word processing, teknologi-teknologi lain telah diterapkan untuk pekerjaan kantor, dan semuanya dikenal sebagai OA. OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan dapat mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan Sistem Informasi Manajemen SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan secara formal atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini diterapkan mirip dengan Decision Suport System DSS yaitu sistem yang akan dilakukan pada saat diperlakukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Kata kunci yang membedakan OA dari subsistem Computer Base Information System CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan. Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik. Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro dan peralatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” comutte ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor. Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa keuntungan, sebagai berikut 1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor. 2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya. 3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap. 4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti banjir, angin rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak mengalami kemacetan. 5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya. Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain 1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi. 2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”. 3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap. 4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga. Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Oleh karena itu supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita. Strategi Kantor Maya yang Disarankan Linda T. Risse, konsultan manajemen pada Synergy Planning Incorporated, mengidentifikasi beberapa kebijakan yang harus diikuti perusahaan agar mencapai keuntungan maksimum setelah memilih kantor maya, sebagai berikut 1. Sediakan sumber daya komputer, apabila pegawai tidak dapat menyediakan seindiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan harus menyediakannya. 2. Sediakan akses ke sumber daya informasi, apabila riset merupakan bagian dari tanggung jawab telecommuter, perusahaan harus menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan seperti database komersial dari internet. 3. Sediakan perlengkapan nonkomputer, walaupun kantor maya didasarkan atas data elektronik, kepada pegawai harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja seperti kalkulator, stapler, amplop surat, daftar telepon, manual prosedur, dan sebagainya. 4. Mengatur penerusan panggilan telepon, seseorang di situs kantor tetap harus memiliki tanggung jawab untuk meneruskan panggilan telepon ke telecommuter. Juga, perusahaan harus membuat penggunaan suara pesan telecommuters sistem dapat mengakses dari rumah mereka. 5. Gunakan konferensi telepon, konferensi telepon memungkinkan dua orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon pada saat yang sama. Atasan harus menjadwalkan konferensi telepon secara teratur sehingga telecommuter berkesempatan terlibat dalam interaksi langsung dua arah. 6. Jadwalkan pertemuan rutin, perusahaan harus menjadwalkan pertemuan yang perlu dihadiri semua orang. Pertemuan tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara pegawai dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai. 7. Lakukan rutinitas kerja, telecommuter harus berkomitmen untuk bekerja sekian jam sehari, idealnya di suatu ruangan yang jauh dari gangguan. Teman dan saudara harus memahami bahwa telecommuter itu sedang bekerja walau ia ada di rumah. Strategi yang terakhir harus diterapkan oleh pegawai, yang lain adalah tanggung jawab perusahaan. Karena itu agar berhasil kantor maya menuntut kerja sama baik dari perusahaan maupun pegawai. Mungkin saja, kantor maya menuntut dedikasi yang lebih besar dari pegawai daripada yang dituntut kantor tetap. Kantor maya bukanlah untuk semua orang. Jika pegawai tidak dapat mendisiplinkan dirinya untuk melakukan pekerjaan tanpa pengawasan dan motivasi, pekerjaan itu tidak dapat dilaksanakan. Untuk pegawai yang memilih bekerja sendiri, kantor maya merupakan pengaturan ideal. Dengan banyaknya inovasi di industri komputer, apa yang dahulu mulai sebagai suatu penerapan dalam skala kecil akhirnya dikenal sebagai suatu strategi yang perlu diikuti dalam skala besar. Gagasan kantor maya dapat dikembangkan untuk diterapkan pada perusahaan secara keseluruhan atau pada organisasi, sehingga lebih dikenal dengan istilah organisasi maya. Dalam organisasi maya, operasi di seluruh perusahaan dirancang sehingga tidak terikat pada lokasi fisik. Sebenarnya hal ini dapat menjadi strategi yang baik untuk diikuti oleh berbagai jenis perusahaan, dalam meningkatkan efisiensi keseluruhan perusahaan tersebut. Dampak Sosial dari Organisasi Maya Walaupun kantor maya dan organisasi maya terutama dimaksudkan sebagai strategi bisnis, konsep tersebut mungkin akhirnya juga berdampak dramatis pada masyarakat. Industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri yang memberi nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan intelligence. Contohnya adalah pendidikan, perawatan kesehatan, hiburan, wisata, olah raga, dan konsultasi. Dengan semakin banyaknya industri ini yang tertarik pada kantor maya, gerakan tersebut dapat mempengaruhi cara hidup dan kerja hampir setiap orang. Dampak ini akan sangat jelas dalam penampilan fisik dan fungsi kota sebagai sentral seluruh kegiatan. Kantor maya dan organisasi maya akan mengurangi permintaan atas gedung-gedung pencakar langit dan penglaju commuters, sehingga kota-kota metropolitan maupun megapolitan akan lebih tenang dan lebih nyaman sebagai tempat tinggal untuk didiami. Agar dampak menguntungkan tersebut dapat terjadi, maka setiap orang harus berperan serta secara aktif. Para pekerja di semua tingkatan harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperluakan untuk berhasil dalam kantor maya dan organisasi maya. Untuk memperoleh tingkat kemampuan yang tinggi itu, peranan lembaga pendidikan sangat penting pada semua tingkatan, dan pemerintah harus mendorong perubahan tersebut. Dalam gambar model OA di atas tidak terjadi aliran data tetapi hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar informasi antara dua obyek atau lebih. Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi dalam dua komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi dalam OA. v Komponen database dalam OA Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang terintegrasi dari seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya masukan, proses maupun output. Data yang sudah terproses menjadi informasi dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem perusahaan serta data-data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi Mendapatkan data, yaitu dengan Mendokumentasikan setiap transaksi Kejadiannya apa? Kapan terjadinya? Berapa banyak dan berapa nilainya? Keterangan tentang transaksi Memanipulasi data, yaitu dengan Mengklasifikasikan dengan diberi kode Diurutkan Dihitung Ditotal Menyimpan Data Menggambarkan setiap transaksi Dalam bentuk database Menyiapkan dokumen Terbentuk dalam kategori Berdasarkan jenis kejadiannya Berdasarkan waktu kejadiannya Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut pandang, yang pertama dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut pandang perancang database. Dari sudut pandang pemakai database dilihat dalam bentuk file dengan struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi, dikoreksi, dikurangi atau mengolahnya menjadi laporan. Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik. Pada tingkat phisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan kapasitas penyimpan serta media cadangan backup yang digunakan. Pada tingkat logik seorang perancang database harus menentukan entitas data apa saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya, atribut dari setiap entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada sudut pandang logik ini akan terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan. Contoh tabel dalam suatu database dapat dilihat dalam contoh menggunakan Microsoft Excell berikut ini Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain, dapat diolah lagi menjadi informasi lain yang diperlukan oleh pengguna atau pemecah masalah. Misalnya untuk menjawab berapa nilai penjualan Jenis Supra X, tabel Barang dikaitkan dengan tabel Harga untuk jenis yang sama akan didapatkan nilai penjualan. Gambar Tabel Penjualan, hasil hubungan Tabel Barang dan Tabel Harga v Komponen Aplikasi dalam OA Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda. Aplikasi-aplikasi dalam OA adalah o Electronic and voice mail Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis. Gambar Sistem Word Processor Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan diketik dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Electronic and voice mail Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya. Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-boxatau folder disebuah mail-server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail-boxnya. Gambar System Voice Mail Gambar Sistem Electronic Mail Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda alarm. Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut. Gambar Sistem Electronic Calendaring Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu. Gambar Sistem Audio Conferencing Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi dengan Chat Server. Peralatan telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi atau digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa telpon TELKOM. Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan audio visual untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling terpisah. Gambar Sistem Video Conferencing Pelaksanaannya dapat dengan cara o One-way video dan two-way audio o One-way video dan audio o Two-way video dan audio Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan peralatan komputer yang mempunyai kemampuan audio visual. Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif. Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer. Videotex, Imaging dan Desktop publishing Ketiga hal ini sudah bukan merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini. o Videotex adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik ke dalam layar monitor. o Imaging adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali image atau citra kedalam format digital dalam komputer. o Dekstop Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat halus mendekati kemampuan typesetter dalam layout cetakan. Aplikasi OA microfilm telah mengalami perubahan teknologi besar-besaran yang dinamakan pencitraan. Pencintraan imaging, seperti yang digunakan sekarang, merupakan penggunaan pengenal karakter optis optical chacaracter recognition untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan, citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak. VI. PERSPEKTIF KANTOR MAYA Aplikasi otomatisasi kantor membuat informasi tersedia bagi pemecah masalah dalam bentuk salinan kertas, tampilan layar, audio dan video. Informasi ini dapat menghubungkan manajer dengan orang lain yang berlokasi di mana pun, pada tingkat hierarki organisasi yang lebih tinggi atasan, pada tingkat yang lebih rendah bawahan, pada tingkat yang sama sejawat, dan pada lingkungan. Orang lain tersebut dapat berada di ruang kantor maya atau tetap. Aplikasi OA, yang dilakukan baik di lingkungan kantor tetap maupun kantor maya, berfokus pada inti pemecahan masalah bisnis-komunikasi interpersonal. Dari semua informasi yang digunakan dalam memecahkan suatu masalah, komunikasi interpersonal merupakan bagian terbesar dan paling dihargai. Manajer dan spesialis informasi perlu memandang OA menawarkan peluang komunikasi yang lebih baik daripada menggunakan media tradisional. Kemajuan jaman ditandai dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, termasuk di dalamnya kemajuan di bidang Information Tekhnology IT. Dengan kemajuan IT koordinasi yang dilakukan pimpinan organisasi atau manajer tidak harus bertemu secara langsung dengan bawahannya. Melalui akses Internet pada situs yang sama, maka semua orang yang berada dibawah kendali pimpinan atau manajer organisasi dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam dunia maya virtual word, dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam "kantor elektronik" di Website. Koordinasi melalui IT bahkan dapat ditingkatkan dengan membuat kantor maya virtual office di Web dengan biaya yang relatif murah. Virtual Office merupakan lompatan teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Berbagai penyempurnaan peralatan dilakukan dalam melaksanakan pertukaran informasi, mulai dari yang sifatnya manual dan kasat mata menjadi serba otomatis dan tidak kasat mata virtual. Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik e-mail dan transmisi faksimil fax, maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempat kerjanya disebut sebagai kantor maya. Teknologi yang memungkinkan adanya kantor maya adalah OA. OA dapat diterapkan di berbagai bidang, di mana sebagian memerlukan penggunaan komputer, namun ada bagian lain yang tidak memerlukan komputer. Namun, semuanya dapat menyediakan informasi untuk pemecahan masalah bagi pegawai di semua tingkat, termasuk para manajer. Seorang manajer dapat mengkombinasikan OA dengan perlengkapan komputer dan OA tanpa menggunakan komputer, hal ini dipengaruhi oleh jenis organisasi, pilihan pribadi manajer yang bersangkutan, dan sumber daya OA yang tersedia. OA sangat menarik, karena tidak hanya melengkapi media komunikasi interpersonal tradisional mereka, tetapi juga menawarkan kemampuan komunikasi model baru. Raymond McLeod, Jr. dan George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen terjemahan Jakarta PT Indeks

berikut ini merupakan contoh kantor maya yang paling tepat yakni